für das Hinweisgebersystem von HinSchG-Portal
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
HinSchG-Portal
E-Mail: info@hinschg-portal.de
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck des Betriebs eines internen Hinweisgebersystems gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das System ermöglicht es Beschäftigten und Dritten, Hinweise zu möglichen Verstößen vertraulich oder anonym abzugeben.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
Bei einer anonymen Meldung werden folgende Daten verarbeitet:
Es werden keine IP-Adressen, Browser-Fingerprints oder sonstige identifizierende technische Daten gespeichert. Die IP-Adresse wird vor der Verarbeitung durch das System anonymisiert (auf 0.0.0.0 gesetzt).
Sofern die hinweisgebende Person freiwillig eine E-Mail-Adresse angibt, wird diese ausschließlich für die Kommunikation im Zusammenhang mit der Meldung verwendet.
Alle Meldungsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert (Verschlüsselung at rest). Der Transportweg ist durch TLS/SSL (HTTPS) geschützt. Hochgeladene Bilddateien werden automatisch von EXIF-Metadaten bereinigt, um eine versehentliche Preisgabe von Standortdaten oder Geräteinformationen zu verhindern.
Jeder Meldung wird eine zufällig generierte 16-stellige Fallnummer zugewiesen. Diese dient als einziger Zugangscode zum Abruf des Bearbeitungsstatus und zur anonymen Kommunikation mit der Meldestelle. Die Fallnummer wird nicht mit personenbezogenen Daten verknüpft.
Meldungen und zugehörige Daten werden gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG nach Abschluss des Verfahrens für die Dauer von 3 Jahren aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Zugang zu den Meldungen haben ausschließlich:
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. an Strafverfolgungsbehörden) oder die hinweisgebende Person eingewilligt hat.
Das System wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Es findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten statt.
Im Rahmen der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Bei anonymen Meldungen können diese Rechte nur ausgeübt werden, soweit die Person sich gegenüber der Meldestelle identifiziert.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Das Hinweisgebersystem verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools und kein Webtracking. Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies verwendet, die nach Beendigung der Sitzung automatisch gelöscht werden. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
info@hinschg-portal.de
oder an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (sofern bestellt).